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Mit der Integration des doubleSlash Business Filemanager schafft die keytech Software GmbH eine einfache und sichere Lösung, Dokumente online für externe Dritte bereitzustellen.

Nach keytech best practice und der keytech workflow engine veröffentlicht die keytech Software GmbH aus Recklinghausen mit keytech portal nun das bereits dritte Produkt im aktuellen Jahr. Die Lösung bietet den Kunden des Anbieters von Product Lifecycle Management und Dokumenten Management Lösungen, Dokumente aus keytech externen Ansprechpartnern einfach und sicher im Business Filemanager des Partners doubleSlash bereitzustellen.

Recklinghausen 06.11.2019, externe Dritte, wie Lieferanten, Freelancer und immer häufiger auch Kunden, in den eigenen Wertschöpfungsprozess zu integrieren, ist eine Herausforderung, der sich immer mehr Unternehmen gegenübersehen. Nicht zuletzt seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), spielen hierbei auch Überlegungen rund um die Verschlüsselung der Daten und den sicheren Dateitransfer zwischen den Beteiligten eine noch wichtigere Rolle.

Der Lösung dieses Problems hat sich nun auch das Team des Softwareherstellers keytech angenommen. Mit dem neuen Produkt keytech portal bietet der PLM- und DMS-Lösungsanbieter aus dem Ruhrgebiet einen gleichermaßen unkomplizierten und sicheren Weg, diese Aufgabe zu lösen.

keytech portal versetzt die Kunden des Recklinghäuser Unternehmens in die Lage, beliebige Dokumente per Drag & Drop in sogenannten portal Mappen für den Versand zusammenzustellen und zu definieren, welche Dokumente, in welchen Dateiformaten, für welchen externen Ansprechpartner bereitgestellt werden sollen. Fehlende Datei-Formate werden zudem bei Bedarf durch den keytech automation automatisiert im Hintergrund erzeugt.

Nachdem die Dokumente zusammengestellt und für den Upload vorbereitet sind, kann der Anwender das gesamte Paket per Knopfdruck in den Business Filemanager des keytech-Partners doubleSlash hochladen, wo dann beispielsweise der Lieferant des keytech-Kunden einfach über den Browser auf die bereitgestellten Dokumente zugreifen kann. Zudem hat der Externe über den Business Filemanager die Möglichkeit, eine Datei als Antwort auf den Vorgang hochzuladen, die in keytech dann ebenso einfach auf Knopfdruck in den portal Vorgang importiert werden kann.

„Bei der Entwicklung von keytech portal haben wir den Fokus ganz daraufgelegt, die Einbindung externer Ansprechpartner in den Prozess unserer Kunden so einfach wie möglich zu gestalten, ohne dabei Sicherheitsaspekte, wie den verschlüsselten Dateitransfer, außer Acht zu lassen.“ erklärt Thomas Beneken, Projektmanager bei der keytech Software GmbH, der maßgeblich zur Arbeit des Teams beigetragen hat, das die neue Lösung entwickelt hat.

Auch bei der Auswahl des Partners für das File-Hosting spielten, neben der hohen Anpassbarkeit der Lösung und der Möglichkeit einer flexiblen Rechtevergabe für eine Vielzahl von Usern, die Sicherheitsaspekte eine wesentliche Rolle.

„Unsere neuen Partner von doubleSlash legen an die Sicherheit der eigenen Lösung extrem hohe Standards an und bieten durch die Einhaltung geltender Bestimmungen, wie der DSGVO auch ein enormes Maß an Rechtssicherheit.“ so Thomas Beneken weiter „Das traf sich einfach gut mit den Ansprüchen, die wir auch an unsere eigenen Produkte haben.“ Letzten Endes habe aber auch die Möglichkeit einer OnPremise-Version des Business Filemanager von doubleSlash den Ausschlag gegeben.

Neben der Bereitstellung von ganzen Paketen von Dokumenten, bietet keytech portal über die Funktion keytech portal link zudem die Möglichkeit, einzelne Dateien unkompliziert per Download-Link bereitzustellen. Dieser kann dann mit einem Ablaufdatum versehen und mit einem Passwort geschützt werden.

„Das ist eine Funktion, die keytech portal für Unternehmen auch in der Breite enorm wertvoll macht, bedenkt man, dass die Alternative häufig heißen würde, die Dokumente unverschlüsselt per E-Mail zu verschicken.“ erklärt Patrick Brüns, als Leiter Strategische Vertriebsunterstützung bei keytech unter anderem für die Vertriebsprozesse verantwortlich. „Seit der DSGVO ist das Risiko Dokumente unverschlüsselt zu verschicken enorm gestiegen und daher war eines unserer ersten internen Projekte rund um die neue Lösung auch, unseren Kunden unsere eigenen Angebote nur noch über keytech portal zur Verfügung zu stellen.“ ergänzt er im Rahmen des Gesprächs.

In Summe liefert das Team bei keytech mit dem neuen Produkt wieder einmal eine runde Lösung, die einen weiteren Teil dazu beiträgt, die Wertschöpfungsprozesse der keytech-Kunden durchgängig digital abzubilden. Bei keytech freut man sich nun auf die ersten spannenden Kundenprojekte. Die Angebote dazu werden selbstverständlich über keytech portal verschickt.

Über doubleSlash
„doubleSlash steht seit 1999 für digitale Wertschöpfung. Sie sind spezialisiert auf Projektgeschäft und Produktentwicklung von Unternehmenssoftware sowie auf die fachliche und technologische Beratung, Konzeption und Entwicklung. An drei Standorten beschäftigt doubleSlash über 150 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von 18 Mio. Euro.

Der doubleSlash Business Filemanager sorgt nicht nur für den sicheren Dateitransfer, er ist zugleich eine intelligente Plattform für die Kollaboration und Synchronisation von Daten in Unternehmen. Auf Basis ihrer Erfahrung haben die Experten des Unternehmens besonders großen Wert daraufgelegt, dass sich ihr Tool flexibel integrieren und auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zuschneiden lässt. Der Business Filemanager kann als SaaS- oder OnPremise-Variante genutzt werden.“

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